Was kostet interne Software für ein Unternehmen?

Bei Diverently liegt der typische Rahmen für ein erstes Modul bei 25.000 bis 60.000 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer. Wie viel euer Projekt kostet, hängt davon ab, welchen Ablauf die Anwendung abbilden soll, welche Daten sie braucht und welche Systeme verbunden werden müssen. Einen Festpreis nennen wir, wenn wir den Umfang gemeinsam abgegrenzt haben.

Mit einem ersten Modul meinen wir eine Anwendung für einen überschaubaren Teil eurer Arbeit. Das kann zum Beispiel die Bearbeitung von Aufträgen sein, eine gemeinsame Projektübersicht oder ein Kundenportal. Welche Funktionen dazugehören, legen wir für euer Projekt fest. Die Preisspanne ist eine Orientierung für unsere Arbeit, kein allgemeiner Marktpreis für jede Art von Software.

Was beeinflusst den Preis?

Der Ablauf und seine Ausnahmen

Eine Auftragsübersicht ist schnell beschrieben. Bei der Planung kommen die Fragen dazu: Wer darf einen Auftrag bearbeiten? Was passiert, wenn Angaben fehlen? Muss jemand eine Änderung freigeben? Kann ein Vorgang zurückgenommen werden?

Solche Regeln gehören zum Arbeitsalltag. Wenn die Software sie berücksichtigen soll, müssen wir sie verstehen, umsetzen und prüfen. Deshalb sagt die Anzahl der Bildschirmseiten allein wenig über den Aufwand aus.

Die Verbindung zu vorhandenen Systemen

Oft kann euer ERP, eure Buchhaltung oder euer CRM bleiben. Die neue Anwendung ergänzt dann den Teil, der euch fehlt. Vor der Planung prüfen wir, welche Daten die Systeme bereitstellen und wie sie sich austauschen lassen.

Eine dokumentierte Schnittstelle erleichtert die Verbindung. Fehlende Zugänge, unklare Datenformate oder zusätzliche Vorgaben können mehr Arbeit verursachen. Auch mögliche Gebühren des vorhandenen Anbieters gehören in die Kostenübersicht.

Die bisherigen Daten

Wenn ihr Daten aus Excel oder einer alten Anwendung übernehmen möchtet, schauen wir uns deren Zustand an. Doppelte Einträge, unterschiedliche Schreibweisen und fehlende Angaben müssen vor der Übernahme geklärt werden.

Wichtig ist auch, welche Daten ihr wirklich braucht. Vielleicht reichen die laufenden Vorgänge für den Start, während ältere Unterlagen im bisherigen System lesbar bleiben. Das entscheiden wir gemeinsam anhand eurer Arbeit.

Die Nutzung im Alltag

Ein Werkzeug für ein kleines internes Team braucht andere Funktionen als ein Portal für viele Kunden. Rollen, Zugriffsrechte, Dateiaustausch oder die Bedienung am Tablet oder auf Mobile beeinflussen den Umfang. Entscheidend ist, was die erste Version im Alltag leisten muss.

Wie halten wir das erste Projekt überschaubar?

Wir beginnen mit einem konkreten Ablauf. Zeigt uns zum Beispiel, wie ein Auftrag heute eingeht, wer ihn bearbeitet und an welcher Stelle Informationen fehlen oder doppelt erfasst werden.

Daraus leiten wir ab, was die erste Version braucht. Funktionen für spätere Schritte halten wir fest, ohne sie sofort mitzubauen. So könnt ihr das erste Werkzeug einsetzen und anhand der tatsächlichen Nutzung entscheiden, was als Nächstes sinnvoll ist.

Ein Beispiel: Für die Auftragsbearbeitung könnte die erste Version eine gemeinsame Übersicht, Zuständigkeiten und einen nachvollziehbaren Status enthalten. Ob zusätzlich Rechnungen, eine Einsatzplanung oder ein Kundenbereich dazugehören, muss separat geklärt werden. Dieses Beispiel beschreibt eine mögliche Abgrenzung und ist kein Angebot mit einem festen Preis.

Wie entsteht der Festpreis?

Vor dem Angebot klären wir die Anforderungen und die Grenzen der ersten Version. Dazu gehören die Funktionen, benötigte Verbindungen und der Umgang mit vorhandenen Daten. Wir sprechen auch darüber, was ihr für das Projekt bereitstellen müsst.

Auf dieser Grundlage könnt ihr beurteilen, was ihr für den vereinbarten Preis bekommt. Wenn später weitere Funktionen dazukommen sollen, besprechen wir deren Aufwand und Preis vor der Umsetzung.

Welche Kosten entstehen nach dem Start?

Eigene Software braucht auch im Betrieb Aufmerksamkeit. In eure Planung gehören Hosting, Backups, Sicherheitsupdates und die Betreuung der Anwendung. Zusätzlich können Kosten für Dienste entstehen, die eure Software nutzt, etwa für den Versand von Nachrichten oder eine Schnittstelle.

Wie hoch diese Kosten sind, hängt von der Anwendung und dem vereinbarten Betrieb ab. Wir nennen deshalb hier keine pauschale Monatsgebühr. Hosting und Betreuung vereinbaren wir mit euch; ihr könnt den Betrieb auch selbst übernehmen. Bei der Übergabe bekommt ihr Code, Daten und Dokumentation.

Auch auf eurer Seite braucht das Projekt Zeit. Jemand muss fachliche Fragen beantworten, Daten prüfen und die erste Version mit dem Team ausprobieren. Dieser Aufwand gehört zur Planung, auch wenn er nicht auf der Rechnung für die Entwicklung steht.

Wann ist vorhandene Software die bessere Wahl?

Wenn eine bestehende Anwendung euren Ablauf ausreichend abbildet, lohnt es sich, deren Einführung oder Anpassung zu prüfen. Eine eigene Lösung kann sinnvoll sein, wenn wichtige Arbeitsschritte fehlen oder mehrere Systeme verbunden werden müssen.

Vergleicht dafür den gesamten Aufwand: Einführung, Anpassung, Datenübernahme und laufenden Betrieb. Eine niedrige Lizenzgebühr sagt für sich genommen wenig über diese Gesamtkosten aus. Unser Vergleich von Odoo und Individualsoftware hilft euch, die Möglichkeiten für euren Ablauf einzuordnen.

Wie lange dauert ein erstes Werkzeug?

Vom ersten Gespräch bis zum Live-Gang vergehen bei uns typischerweise acht bis vierzehn Wochen. Der Umfang und die Zugänglichkeit eurer Daten beeinflussen den Zeitplan. Für euer Projekt vereinbaren wir die Schritte anhand der konkreten Anforderungen.

Euer Projekt besprechen

Für ein erstes Gespräch reicht ein Ablauf, der euch heute Arbeit macht. Bringt gern eine vorhandene Liste, eine Übersicht eurer Systeme oder einen Beispielvorgang mit. Gemeinsam schauen wir, welche Lösung dazu passt und wie sich eine erste Version abgrenzen lässt.