Excel ablösen: Wie ihr aus verteilten Listen einen gemeinsamen Ablauf macht

Excel passt für viele Aufgaben. Eine Liste ist schnell angelegt, eine Berechnung lässt sich nachvollziehen, und das Team kennt das Werkzeug. Schwieriger wird es, wenn mehrere Personen dieselben Daten bearbeiten, Informationen in verschiedene Listen kopieren oder aus einer Tabelle einen ganzen Arbeitsablauf organisieren müssen.

Bevor ihr eine neue Anwendung entwickelt, lohnt sich ein Blick auf die konkrete Aufgabe. Manchmal reicht es, eine bestehende Liste aufzuräumen oder ein vorhandenes System besser zu nutzen. Wenn das nicht genügt, kann eine interne Webanwendung einen abgegrenzten Ablauf übernehmen. Ihr müsst dafür nicht sofort alle Tabellen im Unternehmen ersetzen.

Woran merkt ihr, dass eine Liste an ihre Grenzen kommt?

Ein einzelner Fehler ist noch kein Grund für neue Software. Schaut eher darauf, welche Arbeit sich regelmäßig wiederholt und wo ihr euch auf Absprachen verlassen müsst, die in der Tabelle selbst nicht erkennbar sind.

Typische Fragen für diesen Blick auf den Alltag sind:

• Wird dieselbe Information an mehreren Stellen gepflegt?
• Müssen Mitarbeitende nachfragen, welche Datei oder welcher Stand aktuell ist?
• Ist unklar, wer einen Vorgang als Nächstes bearbeiten soll?
• Werden Freigaben und Rückfragen außerhalb der Liste per E-Mail erledigt?
• Müssen verschiedene Personen unterschiedliche Informationen sehen oder bearbeiten dürfen?
• Hängt die Nutzung von Formeln und Makros am Wissen einer einzelnen Person?

Wenn solche Fragen oft auftauchen, geht es um Daten, Zuständigkeiten und den Ablauf der Arbeit. Diese Punkte solltet ihr zuerst klären. Ein neues Werkzeug braucht dafür dieselben Antworten.

Was soll bleiben, was soll die neue Lösung übernehmen?

Beginnt mit einem Vorgang, den ihr gut kennt. Zum Beispiel mit einem Auftrag: Wo kommt er an? Welche Angaben braucht ihr? Wer prüft ihn? Wie wird er eingeplant, und wann ist er abgeschlossen?

Zeigt dabei die tatsächlich verwendeten Listen und Nachrichten. Eine Sonderregel, die jeden Freitag gebraucht wird, gehört ebenso dazu wie der normale Ablauf. Haltet auch fest, welche Informationen euer Team nur auswertet und welche es täglich verändert.

Danach lässt sich unterscheiden, was die neue Anwendung übernehmen muss und was in Excel bleiben kann. Tabellen können weiterhin für einzelne Auswertungen oder Berechnungen nützlich sein. Wichtig ist, wo ihr die verbindlichen Daten pflegt und wie ihr sie für andere Aufgaben bereitstellt.

Drei Möglichkeiten für den nächsten Schritt

Die bestehende Liste verbessern

Wenn wenige Personen an einer überschaubaren Aufgabe arbeiten, kann eine klarere Struktur ausreichen. Vereinbart, welche Datei verwendet wird, wer die Angaben pflegt und wie Änderungen geprüft werden. Einheitliche Felder und verständliche Regeln können bereits helfen.

Diese Möglichkeit verdient eine Prüfung, bevor ihr Geld in eine neue Anwendung steckt. Sie setzt voraus, dass die Liste euren Ablauf weiterhin ausreichend unterstützt.

Ein vorhandenes System nutzen oder ergänzen

Vielleicht kann euer CRM oder ERP die Aufgabe schon übernehmen. Lasst euch den konkreten Ablauf darin zeigen. Prüft auch die Ausnahmen, die erforderlichen Zugriffsrechte und den Aufwand für die Übernahme eurer Daten.

Ein Standardprodukt kann passen, wenn ihr damit gut arbeiten könnt. Eine zusätzliche Anwendung kommt infrage, wenn ein Teil fehlt, während das übrige System weiter funktioniert. In unserem Vergleich von Odoo und Individualsoftware erklären wir diese Möglichkeiten genauer.

Eine eigene interne Anwendung entwickeln

Eine eigene Webanwendung kann sinnvoll sein, wenn euer Ablauf besondere Regeln braucht oder Informationen aus mehreren Systemen zusammengeführt werden sollen. Die Planung sollte sich auf einen klaren Teil der Arbeit konzentrieren.

Ein fiktives Beispiel: Ein Team verwaltet Aufträge in einer Tabelle, Unterlagen in einzelnen Ordnern und Rückfragen per E-Mail. Eine erste Anwendung könnte die Aufträge mit Zuständigkeit und Status abbilden und die zugehörigen Dateien zugänglich machen. Welche Verbindungen und Funktionen dafür nötig sind, hängt vom tatsächlichen Ablauf ab. Das Beispiel ist keine Aussage über einen Projektpreis oder eine garantierte Ersparnis.

Wie kommen die bisherigen Daten in die neue Anwendung?

Vor der Übernahme müssen die Daten geprüft werden. Haben Aufträge eine eindeutige Kennung? Gibt es doppelte Kunden? Werden Datumsangaben und Statuswerte überall gleich verwendet? Welche Angaben fehlen?

Legt fest, welche Daten ihr für den Start braucht. Laufende Vorgänge können wichtiger sein als jede historische Notiz. Für ältere Daten braucht ihr trotzdem eine nachvollziehbare Entscheidung, etwa ob sie übernommen werden oder im bisherigen System lesbar bleiben.

Eine Probeübernahme hilft, Probleme vor dem Wechsel zu erkennen. Mitarbeitende, die die bisherigen Listen kennen, sollten die übernommenen Vorgänge prüfen. Ein technisch erfolgreicher Import allein bestätigt noch nicht, dass die Angaben fachlich richtig sind.

Wie vermeidet ihr zwei widersprüchliche Datenstände?

Für die Einführung braucht ihr einen klaren Übergang. Vereinbart, ab wann die neue Anwendung die verbindliche Quelle ist und wer die Daten bis dahin pflegt.

Wenn alte und neue Lösung zeitweise parallel laufen, legt fest, in welcher davon Änderungen vorgenommen werden. Unkontrolliertes Bearbeiten beider Systeme führt schnell zu Abweichungen. Plant außerdem, wie ihr mit Problemen beim Start umgeht und wer für Rückfragen erreichbar ist.

Probiert die erste Version mit den Menschen aus, die sie täglich nutzen werden. Dabei zeigt sich, ob Informationen verständlich angeordnet sind, wichtige Schritte fehlen oder eine Ausnahme anders behandelt werden muss.

Was kostet es, Excel durch eigene Software zu ergänzen?

Bei Diverently liegt der typische Rahmen für ein erstes Modul bei 25.000 bis 60.000 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer. Das ist eine Orientierung für ein abgegrenztes Werkzeug, kein pauschaler Preis für den Ersatz einer Excel-Datei. Einen Festpreis nennen wir nach der gemeinsamen Abgrenzung.

Der Aufwand hängt unter anderem von den Abläufen, vorhandenen Daten und benötigten Schnittstellen ab. Auch Hosting, Backups, Sicherheitsupdates und Betreuung gehören in die Planung. Unser Kostenratgeber erläutert, was den Preis beeinflusst und welche Kosten nach dem Start entstehen.

Bis zum Live-Gang eines ersten Werkzeugs vergehen bei uns typischerweise acht bis vierzehn Wochen. Umfang und Zugänglichkeit der Daten beeinflussen den Zeitplan.

Was ihr für ein erstes Gespräch mitbringen könnt

Ein konkreter Ablauf und die dazugehörigen Listen reichen für den Anfang. Zeigt uns, an welcher Stelle ihr Informationen doppelt pflegt, auf Rückfragen wartet oder nicht mehr sicher seid, welcher Stand gilt.

Gemeinsam schauen wir, ob sich die vorhandene Lösung verbessern lässt, ein anderes Werkzeug passt oder eine eigene Anwendung sinnvoll ist. Danach grenzen wir ab, was eine erste Version leisten soll.