Standardsoftware kaufen oder individuell entwickeln lassen?

Ihr sucht eine Software für einen internen Ablauf. Ein fertiges Produkt bringt viele Funktionen mit, eine eigene Anwendung lässt sich auf eure Arbeit zuschneiden. Beides kann passen. Entscheidend ist, ob euer Team damit den konkreten Vorgang zuverlässig erledigen kann und welchen Aufwand die Lösung über die nächsten Jahre verursacht.

Prüft deshalb zuerst vorhandene Werkzeuge. Vielleicht braucht ihr ein neues Produkt, vielleicht eine Ergänzung zu eurem bisherigen System. Eine komplette Neuentwicklung sollte sich aus den Anforderungen ergeben.

Beginnt mit einem echten Vorgang

Beschreibt einen Ablauf vom Eingang bis zum Abschluss. Welche Angaben kommen an? Wer bearbeitet sie? Welche Entscheidung folgt daraus? Zeigt auch, was passiert, wenn Daten fehlen, jemand eine Freigabe ablehnt oder sich ein Auftrag nachträglich ändert.

Daraus entsteht eine überschaubare Liste von Anforderungen. Unterscheidet, was für die tägliche Arbeit zwingend nötig ist und was später hinzukommen darf. Eine gewohnte Vorgehensweise ist dabei nicht automatisch eine feste Anforderung. Manchmal lässt sich der Ablauf ändern, ohne dass etwas Wichtiges verloren geht.

Nehmt diesen Vorgang in jede Produktvorführung mit. Eine schöne Demo mit Beispieldaten beantwortet noch nicht, ob die Lösung eure Ausnahmen und Zuständigkeiten abbilden kann. Lasst die Menschen mitprüfen, die später damit arbeiten.

Wann passt Standardsoftware?

Ein vorhandenes Produkt ist einen genauen Blick wert, wenn es eure wesentlichen Aufgaben bereits abbildet. Ihr könnt seine Funktionen ausprobieren und müsst sie nicht erst entwickeln lassen. Prüft trotzdem, welche Einrichtung, Datenübernahme und Schulung bis zum tatsächlichen Einsatz nötig sind.

Fragt bei fehlenden Funktionen nach, wie sie umgesetzt würden. Ist es eine Einstellung, eine vorhandene Erweiterung oder eine zusätzliche Entwicklung? Wer betreut diese Anpassung, und was passiert beim nächsten Versionswechsel? Die Antwort gehört in den Vergleich, ebenso wie der Preis.

Auch die Arbeitsweise darf sich verändern. Wenn euer Team mit dem vorgesehenen Ablauf gut zurechtkommt, kann das sinnvoller sein, als jede bisherige Besonderheit nachzubauen. Kritisch wird es, wenn wichtige Regeln nur durch zusätzliche Listen, doppelte Eingaben oder dauernde Rückfragen eingehalten werden können.

Wann kommt eine eigene Anwendung infrage?

Individuelle Software kann passen, wenn ein wichtiger Ablauf besondere Regeln braucht und vorhandene Produkte dafür erheblich verändert werden müssten. Das gilt auch, wenn Informationen aus mehreren Systemen an einer Stelle zusammenkommen und dort weiterbearbeitet werden sollen. Ob das technisch möglich und wirtschaftlich sinnvoll ist, muss an den konkreten Systemen geprüft werden.

Der Vorteil ist, dass ihr Umfang und Bedienung für eure Aufgabe festlegen könnt. Damit übernehmt ihr auch Verantwortung für Entscheidungen, Tests und die weitere Betreuung. Eine eigene Anwendung braucht nach dem Start Hosting, Backups, Sicherheitsupdates und jemanden, der Fehler behebt.

Wenn noch unklar ist, wie der Ablauf funktionieren soll, löst eine Neuentwicklung diese Frage nicht von selbst. Dann braucht ihr zuerst eine gemeinsame Klärung und gegebenenfalls einen kleinen Prototyp, mit dem das Team die offenen Punkte ausprobieren kann.

Oft reicht eine Ergänzung

Ein funktionierendes System muss nicht vollständig ersetzt werden, weil eine Aufgabe darin fehlt. Eine zusätzliche Anwendung kann beispielsweise eine besondere Planung übernehmen, während Kunden und Aufträge im bisherigen System bleiben.

Das ist ein fiktives Beispiel. Für eine solche Verbindung müsst ihr prüfen, welche Schnittstellen tatsächlich verfügbar sind, welche Nutzung der Vertrag erlaubt und wo jede Information verbindlich gepflegt wird. Auch fehlgeschlagene Übertragungen brauchen eine erkennbare Behandlung. Wer bemerkt sie, und wie werden sie nachgeholt?

Eine Ergänzung verursacht Aufwand für beide Systeme und ihre Verbindung. Sie ist deshalb nicht automatisch die günstigste Variante. Sinnvoll ist sie, wenn die vorhandene Lösung ihren Teil gut erfüllt und die zusätzliche Anwendung einen klar abgegrenzten Bedarf abdeckt.

Welche Kosten gehören in den Vergleich?

Vergleicht dieselben Anforderungen über denselben Zeitraum, beispielsweise drei Jahre. Haltet fest, welche Kosten sicher bekannt sind und welche zunächst geschätzt werden. Für eure Entscheidung sind unter anderem diese Posten relevant:

• Einrichtung oder Entwicklung einschließlich notwendiger Anpassungen.
• Aufbereitung, Übernahme und Prüfung der bisherigen Daten.
• Schulung und die Zeit, die euer Team für Einführung und Tests braucht.
• Lizenzen, benötigte Tarifstufen, Hosting und laufende Betreuung.
• Schnittstellen, Erweiterungen und spätere Versionswechsel.
• Ein späterer Wechsel einschließlich Datenexport und Übergabe.

Rechnet auch mit einem veränderten Bedarf. Was kostet die Lösung mit mehr Nutzenden oder zusätzlichen Standorten? Welche Änderungen könnt ihr selbst vornehmen, und wofür braucht ihr Unterstützung? Ein niedriger Einstiegspreis allein reicht für den Vergleich nicht aus.

Bei Diverently liegt der typische Rahmen für ein erstes individuelles Modul bei 25.000 bis 60.000 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer. Das ist unsere Orientierung für einen abgegrenzten Umfang, kein allgemeiner Marktpreis und keine Aussage darüber, ob Eigenentwicklung günstiger ist. Einen Festpreis nennen wir nach der gemeinsamen Abgrenzung. Mehr dazu steht im Kostenratgeber für interne Software.

Wie abhängig bleibt ihr vom Anbieter?

Prüft bei beiden Wegen, wie ihr später weiterarbeiten oder wechseln könnt. Bei einem Produkt ist wichtig, welche Daten ihr in welchem Format exportieren könnt und ob Dateien, Beziehungen und Historien mitkommen. Lasst euch einen Export zeigen, bevor er dringend wird.

Bei individueller Software gehören die vereinbarten Nutzungsrechte, der Zugriff auf den Quellcode sowie eine verständliche Dokumentation in die Klärung. Ein anderes Entwicklungsteam braucht außerdem die Möglichkeit, die Anwendung aufzusetzen und zu betreiben. Der Quellcode allein beantwortet noch nicht jede Frage zur Übergabe.

Haltet auch fest, wer den Betrieb verantwortet, wie Zugänge verwaltet werden und was beim Ende der Zusammenarbeit übergeben wird. Das sind Fragen für die Auswahl, nicht erst für einen späteren Wechsel.

So kommt ihr zu einer belastbaren Entscheidung

Testet die ernsthaften Optionen mit demselben Vorgang. Notiert anschließend, welche Anforderungen erfüllt sind, welche Anpassungen fehlen und welche Kosten noch unklar bleiben. Wenn eine entscheidende Frage offen ist, lasst sie vor einer größeren Beauftragung prüfen.

Ein erster Schritt kann die Einrichtung eines vorhandenen Produkts, ein technischer Test einer Schnittstelle oder ein Prototyp für eine eigene Anwendung sein. Wählt ihn so, dass er die wichtigste Unsicherheit ausräumt. Ihr müsst dafür noch nicht die gesamte spätere Lösung bestellen.

Wir entwickeln individuelle Websoftware. Mit uns könnt ihr prüfen, ob eine eigene Anwendung als Ergänzung oder Alternative sinnvoll ist und wie sich eine erste Version abgrenzen lässt. Wenn ein Standardprodukt euren Bedarf gut erfüllt, ist dessen Einrichtung durch ein darauf spezialisiertes Team ein passender Weg.